Interesado
Captura formularios, landing pages, campañas, WhatsApp, llamadas, eventos y referidos en una sola entrada.
Arquitectura CRM para el sector educativo
Del primer interesado a la matrícula, sin perder familias en el camino.
Diseñamos sistemas de captación y admisiones que conectan CRM, WhatsApp, automatización, inteligencia artificial y tus plataformas educativas para que cada familia reciba seguimiento en el momento indicado.
Infraestructura operativa
El problema no siempre es conseguir interesados. Es no perderlos durante el proceso.
Una familia puede llenar un formulario, escribir por WhatsApp, pedir información, asistir a un Open House, realizar un tour, iniciar la admisión, entregar documentos, ser admitida y finalmente matricularse.
Cuando esos puntos viven entre Excel, correos, llamadas, agendas, software académico y conversaciones dispersas, el equipo pierde visibilidad. Aparecen seguimientos manuales, datos duplicados, respuestas tardías y poca claridad sobre quién debe actuar.
Un CRM educativo centraliza la gestión de interesados y permite que cada familia tenga responsable, contexto y próxima acción.
Admisiones conectadas
Un proceso de admisiones conectado de principio a fin.
La arquitectura convierte cada interacción en información útil. El equipo sabe qué ocurrió, qué sigue y quién debe actuar, desde la captación de estudiantes hasta la matrícula.
Calificación
Registra grado o programa, ciudad, edad, sede, periodo académico, fuente y criterios relevantes para priorizar.
Seguimiento
Genera tareas, llamadas, emails, mensajes, recordatorios y asignación de responsables según reglas claras.
Visita / Open House
Gestiona invitación, confirmación, recordatorio, asistencia y seguimiento posterior de cada familia.
Admisión
Visualiza aplicación, documentos, evaluación, entrevista, decisión y matrícula pendiente sin buscar en varios sistemas.
Matrícula
Conserva la trazabilidad completa del recorrido, la fuente de captación y las interacciones que llevaron a la conversión.
Cada familia avanza por etapas visibles, medibles y propias de tu institución.
El pipeline puede adaptarse sin forzar un proceso genérico: un CRM para colegios puede modelar grados, sedes y familias; un CRM para universidades, programas, facultades, cohortes y periodos.
Nuevo interesado
Ingreso automático desde formularios, campañas, llamadas, eventos o WhatsApp.
Contactado
Primer contacto registrado, con responsable y tiempo de respuesta.
Visita programada
Tour u Open House confirmado con recordatorios activos.
Visita realizada
Asistencia registrada y seguimiento posterior preparado.
Proceso de admisión
Aplicación, entrevista, evaluación y documentos bajo una misma trazabilidad.
Admitido
Decisión registrada y siguiente paso comunicado a la familia.
Matrícula pendiente
Alertas y acompañamiento hasta completar el proceso.
Matriculado
Conversión final atribuida a su fuente, campaña y recorrido completo.
Familias conectadas
Mapear nuestro modelo de familias
Entiende al estudiante dentro del contexto de su familia.
La arquitectura relaciona aspirantes, estudiantes actuales, padres, madres, acudientes, hermanos y exalumnos. Así, Familia Gómez deja de ser una colección de contactos aislados y se convierte en una relación completa con la institución.
- Padre y madre asociados al aspirante.
- Hermanos que ya son estudiantes o también están en admisión.
- Acudientes con roles y datos de contacto claros.
- Historial compartido sin duplicar información entre sistemas.
Este modelo permite personalizar la comunicación y comprender el valor completo de cada relación familiar.
Automatiza el seguimiento sin convertir las admisiones en una experiencia robótica.
La automatización ejecuta tareas repetitivas y conserva los puntos de contacto humanos donde realmente importan.
Nuevo interesado
Formulario enviado → contacto creado → asesor asignado → mensaje de bienvenida.
Open House
Segmentación por grado → invitación → confirmación → recordatorio → seguimiento.
Sin respuesta
Después de un periodo definido, crea una tarea, envía seguimiento y notifica al responsable.
Documentación pendiente
Detecta requisitos incompletos y recuerda a la familia qué falta y cómo entregarlo.
Admitido
El cambio de etapa activa la comunicación con los pasos para confirmar el cupo.
Matrícula
Actualiza la etapa, conserva asociaciones familiares y notifica al equipo correspondiente.
Conversaciones con contexto
Hablar por WhatsApp
WhatsApp conectado al proceso de admisiones.
WhatsApp deja de funcionar como una bandeja independiente. Las conversaciones pueden formar parte del historial del interesado, enriquecer sus datos y activar el siguiente paso.
Familia: “Hola, quisiera conocer información para grado 6°.”
Institución: “Claro. ¿Para qué periodo académico estás buscando cupo?”
La respuesta puede actualizar grado y periodo dentro del CRM, asignar responsable y preparar una invitación a visita. El equipo puede responder consultas, confirmar tours, recordar Open Houses y detectar cuándo una conversación necesita atención humana.
IA para responder, calificar y liberar tiempo del equipo de admisiones.
La IA atiende lo repetitivo. El equipo de admisiones se concentra en las conversaciones que realmente necesitan una persona.
Atención inicial 24/7
Responde preguntas frecuentes sobre programas, sedes, requisitos y proceso de admisión con fuentes controladas.
Calificación contextual
Identifica grado, periodo, sede y datos básicos antes de entregar la conversación al equipo.
Actualización del CRM
Registra información, clasifica el interés y prepara la siguiente acción bajo reglas y permisos definidos.
Transferencia humana
Deriva casos importantes o excepciones con un resumen para que el asesor continúe sin repetir preguntas.
Ecosistema educativo conectado
Mapear mis integraciones
Tu CRM no tiene que reemplazar tu plataforma académica.
El CRM puede operar como capa de captación, relación y automatización mientras el software académico conserva los procesos académicos y administrativos que le corresponden.
Sitio web / campañas / WhatsApp → CRM + automatización + IA → Phidias / plataforma académica / ERP → dashboards de dirección.
Según la institución, el ecosistema puede incluir un sistema para colegios, software para colegios, software de admisiones o una plataforma para gestión educativa. Diseñamos integraciones con Phidias, plataformas educativas, sistemas para educación, ERP, sistemas financieros, formularios externos, herramientas de comunicación y APIs propias.
La viabilidad, dirección y profundidad de la sincronización dependen de las APIs, permisos y capacidades disponibles en cada plataforma. Conoce también nuestras soluciones de integración con HubSpot.
Una sola fuente de información
Diseñar nuestra fuente única
Admisiones entiende qué está pasando sin consultar múltiples archivos.
Una ficha centralizada reúne identidad, contexto familiar, etapa, documentos, conversaciones y próximas actividades. La gestión de estudiantes potenciales deja de depender de archivos paralelos o de revisar cada software de admisiones por separado.
Laura Gómez
Estado: proceso de admisión
Responsable: María
Último contacto: WhatsApp
Próxima actividad: entrevista
Grado
5°
Periodo
2027
Fuente
Google Ads
Open House
Asistió
Documentos
4 de 5 recibidos
Rectoría debería conocer el estado de las admisiones sin pedir otro Excel.
El equipo operativo obtiene herramientas para trabajar. Las directivas obtienen información para decidir.
Captación
Interesados por fuente, campaña, grado, programa, sede y periodo académico.
Visitas
Tours y Open Houses programados, confirmados, asistidos y pendientes de seguimiento.
Admisión
Aplicaciones iniciadas, documentos pendientes, evaluaciones, admitidos y no admitidos.
Matrículas
Matriculados por fuente, campaña, grado, sede y periodo.
Conversión
Tasa de interesado a matrícula y caída entre cada etapa del proceso.
Velocidad
Tiempo promedio de primera respuesta y actividades vencidas.
Riesgo
Interesados sin seguimiento, documentación detenida y matrículas pendientes.
Proyección
Lectura del pipeline para anticipar escenarios de matrícula con criterios definidos.
Menos carga administrativa
Identificar trabajo manual
Menos copiar y pegar. Más tiempo acompañando familias.
Antes
- Copiar formularios a Excel.
- Revisar WhatsApp manualmente.
- Crear recordatorios uno por uno.
- Enviar correos individuales.
- Actualizar estados y consolidar informes.
- Buscar información en distintos sistemas.
Captura automática
Los datos entran al sistema sin volver a digitarlos.
Trazabilidad
Cada interacción queda asociada a la familia y al proceso.
Workflows y alertas
El sistema activa tareas, comunicaciones y avisos según reglas.
Información centralizada
Equipos autorizados consultan una fuente coherente.
Dashboards
Los reportes se actualizan con la operación, sin consolidación manual.
Integraciones
La información fluye entre CRM, software académico y herramientas clave.
Convierte la información de admisiones en mejores campañas.
Segmenta por grado, edad, ciudad, sede, programa, periodo, etapa, asistencia a eventos, fuente e interés. Así una familia recibe comunicación relevante para su contexto, no el mismo mensaje que toda la base.
Campañas por contexto
Preescolar + periodo 2027 + sin visita → campaña de Open House → asistencia → seguimiento → admisión.
Email marketing
Newsletters, invitaciones, recordatorios, nurturing y seguimiento posterior a eventos.
Admisiones
Acceso a interesados, familias, actividades, documentos y etapas de su proceso.
Marketing y comunicaciones
Segmentos, fuentes, campañas, eventos y rendimiento de comunicaciones.
Rectoría, administración y tecnología
Dashboards, permisos y vistas alineadas con el rol de cada equipo.
Cloud y escalabilidad
Base de datos centralizada y escalable, diseñada para eliminar archivos y bases aisladas.
Infraestructura operativa
No implementamos software. Diseñamos el proceso que debe operar dentro de él.
Antes de configurar herramientas, entendemos cómo llegan los interesados, identificamos las etapas reales de admisión, definimos responsables e información necesaria, detectamos automatizaciones, mapeamos integraciones y acordamos indicadores.
Después construimos la arquitectura: propiedades, relaciones, pipelines, permisos, workflows, integraciones y dashboards. La tecnología se configura alrededor de la operación educativa, no al revés.
Las capacidades de email, automatización, usuarios, permisos, almacenamiento e IA dependen de los productos y licencias seleccionados. El diseño del alcance valida esas condiciones antes de prometerlas.
Implementación de CRM educativo
Del proceso actual a una infraestructura medible.
Implementamos por etapas para alinear equipos, datos y tecnología sin perder de vista el resultado: convertir más interesados en estudiantes matriculados.
Mapeamos
Analizamos el proceso actual de captación, comunicación, admisiones y matrícula con los equipos involucrados.
Diseñamos
Definimos CRM, pipelines, propiedades, relaciones familiares, automatizaciones, permisos e integraciones.
Implementamos
Configuramos la infraestructura, conectamos sistemas, migramos los datos acordados y probamos escenarios reales.
Medimos y optimizamos
Construimos dashboards, capacitamos al equipo y mejoramos el proceso con evidencia de la operación.
Preguntas frecuentes sobre CRM educativo y admisiones
Respuestas directas para evaluar cómo una arquitectura CRM puede apoyar a colegios, universidades e instituciones educativas.
¿Qué es un CRM educativo?
Un CRM para instituciones educativas es una plataforma que centraliza información, comunicaciones y actividades relacionadas con estudiantes potenciales, estudiantes, familias y procesos de admisión. Ayuda a identificar cada interesado, acompañarlo por etapas y medir qué recorridos terminan en matrícula.
¿Cómo puede un CRM mejorar las admisiones de un colegio?
Configurado como sistema de admisiones para colegios, el CRM reúne interesados de formularios, campañas, eventos y WhatsApp; asigna responsables; automatiza tareas y recordatorios; y muestra en qué etapa está cada familia. Esto mejora la velocidad de respuesta y reduce los seguimientos olvidados.
¿Cómo automatizar el seguimiento de interesados?
Primero se definen etapas, responsables, tiempos y señales relevantes. Luego se configuran reglas para crear tareas, enviar comunicaciones, invitar a eventos, recordar documentos y alertar cuando un interesado lleva demasiado tiempo sin actividad.
¿HubSpot puede utilizarse para gestionar admisiones?
Sí. HubSpot puede configurarse para gestionar interesados, etapas, automatizaciones, comunicaciones, actividades y reportería, adaptándose al proceso de la institución y a las capacidades de la licencia contratada.
¿Puede conectarse el CRM con WhatsApp?
Sí. Dependiendo de la arquitectura tecnológica seleccionada, las conversaciones y automatizaciones de WhatsApp pueden conectarse con el proceso del CRM para conservar contexto y activar seguimientos.
¿Puede integrarse con Phidias?
Sí, dependiendo de las capacidades de integración, API y permisos disponibles. La arquitectura puede diseñarse para compartir información entre el CRM y Phidias u otra plataforma académica sin asumir que el CRM debe reemplazarla.
¿Cómo relacionar padres, estudiantes y familias dentro del CRM?
La arquitectura puede almacenar y asociar aspirantes, estudiantes, padres, madres, acudientes, hermanos y exalumnos. El modelo de datos se define según las relaciones que la institución necesita consultar y gestionar.
¿Cómo medir cuántos interesados se convierten en matriculados?
Una implementación correcta conserva la fuente inicial, las etapas, actividades y el resultado de matrícula. Con esa trazabilidad se construyen reportes de conversión total, caída por etapa, rendimiento por campaña y tiempo de respuesta.
¿Podemos automatizar invitaciones a Open House?
Sí. Es posible segmentar interesados por grado, sede, periodo u otros criterios y automatizar invitaciones, confirmaciones, recordatorios, registro de asistencia y seguimiento posterior.
¿La plataforma reemplaza nuestro sistema académico?
No necesariamente. El CRM puede actuar como capa de captación, relación y automatización mientras el sistema académico mantiene los procesos académicos y administrativos. La integración se define según las capacidades de cada sistema.
Arquitectura de admisiones
¿Cuántas matrículas estás perdiendo por falta de seguimiento?
Mapeemos cómo llegan actualmente tus interesados, qué sucede durante el proceso de admisión y dónde puede utilizarse automatización para aumentar la conversión y reducir carga administrativa.
Arquitectura de admisiones
¿Cuántas matrículas estás perdiendo por falta de seguimiento?
Mapeemos cómo llegan actualmente tus interesados, qué sucede durante el proceso de admisión y dónde puede utilizarse automatización para aumentar la conversión y reducir carga administrativa.
Hablar por WhatsApp