Las admisiones educativas son un pilar fundamental para mantener activas y sostenibles a universidades, colegios e institutos. Por eso, es importante conocer muy bien el proceso de admisión y tener claros todos los puntos de contacto con los aspirantes y sus familias.
Por ejemplo, desde The White Hub, a medida que hemos desarrollado diferentes implementaciones y flujos de trabajo para instituciones educativas, hemos notado que muchas de ellas no tienen claramente definido su proceso de admisiones o no conocen con precisión cómo funciona su flujo de trabajo actual.
Por eso, el primer paso es identificar cuáles son los canales de adquisición de nuevos estudiantes o prospectos. Esto nos permite entender dónde debemos enfocar los esfuerzos comerciales, de marketing y seguimiento.
Algunos canales de adquisición comunes son los referidos, redes sociales, pauta digital, sitio web, eventos, ferias educativas, llamadas entrantes, entre otros. Cada canal debe ser atendido de manera diferente. No es lo mismo recibir a un aspirante a través del sitio web, que normalmente llega más calificado, que recibir un lead desde una campaña de pauta digital, que puede necesitar más orientación e información. A este último, por ejemplo, se le debería contactar en el menor tiempo posible para aumentar las probabilidades de conversión.
Conoce la arquitectura CRM para el sector educativo
Cuando tenemos identificados estos canales de adquisición, es necesario agrupar la información en un Excel, Google Sheets o, mejor aún, en un CRM educativo. Esto permite organizar los datos y tener visibilidad sobre el número de contactos recibidos, la fecha de ingreso, nombre, apellido, nombre del estudiante, grado de interés, canal de origen y otros datos relevantes para el proceso de admisión.
Una vez creada la base de datos, podemos empezar a gestionar mejor cada contacto. Para este ejemplo usamos HubSpot CRM, una herramienta que nos permite tener visibilidad de los contactos registrados y conocer información clave como el nombre del estudiante, sus acudientes y la etapa en la que se encuentra dentro del pipeline de leads.
Nuevo interesado,
Contactado
Invitado a open tour
Asistió a open tour
No asistió
No interesado
Interesado en admisión.
Esta última etapa es clave, porque indica que el prospecto ya demostró un interés concreto y puede avanzar al pipeline de admisiones.
Hay un error recurrente que hemos notado en la creación del pipeline de admisiones en instituciones educativas: creer que un interesado es un estudiante listo para realizar una matrícula. Esto es totalmente falso. Que llegue la información de un prospecto no garantiza que realmente esté decidido a ingresar. Por eso, es importante crear primero un pipeline de leads antes de avanzar al pipeline de admisiones.
Cuando el interesado realmente muestra interés en ingresar al instituto, colegio o universidad, es decir, cuando llega a la etapa de “interesado en admisión”, ahí sí es el momento de pasarlo al pipeline de admisiones.
Nuevo estudiante
Formulario de admisiones comprado,
Documentación recibida,
Evaluación del estudiante,
En proceso de admisión,
Admitido
No admitido.
Con este flujo, que hemos trabajado con diferentes instituciones educativas, es posible reconocer el estado real de cada aspirante, identificar cuellos de botella, entender en qué etapa se pierden los estudiantes, medir los tiempos de matrícula, saber cuántos aspirantes hay para cada periodo, cuántos matriculados se generan y tener siempre los datos más actualizados y disponibles para tomar mejores decisiones.